#154 El correo como principal disrupción de la productividad

El correo electrónico continúa como la principal fuente de comunicación formal en las empresas, pero, ¿qué sucede cuando las recurrentes visitas a la bandeja de entrada afectan la productividad y el día se fracciona? En este contexto el correo electrónico se convierte en el principal disrupción de la productividad, en el presente artículo se identifican situaciones que impactan la productividad debido a la constante validación de nuevos elementos en la bandeja de entrada.

Un ejecutivo inicia su rutina temprano, con un café en la mano revisa su correo y responde una cantidad de correos previamente clasificados por relevancia, origen y tópico; otros elementos son enviados directamente a una carpeta donde un gerente puede accederlos y responder a su nombre. Terminada esta labor, se inicia una rutina extenuante durante toda la mañana, que incluye reuniones con la junta directiva, con sus ejecutivos y con clientes; el siguiente espacio para revisar la bandeja de entrada se presenta cerca de las dos de la tarde. En este momento una hora permite evacuar gran cantidad de elementos, basado en una delegación efectiva, sin sesgos y observando que nunca se presente la microgestión. La tarde transcurre en otros eventos y finaliza con una cena de negocios, una revisión corta en la noche distribuye de nuevo las tareas para continuar con sus actividades personales. Este es un ejemplo práctico de una gestión efectiva de la comunicación escrita, donde la disciplina, agenda y las buenas prácticas conducen a una manejo apropiado de los mensajes recibidos.

Cuando el autor de esta columna estuvo asignado en Papúa Nueva Guinea, recibió cerca de 20.000 correos en el año 2010, una cantidad impresionante que pudo sobrepasar las capacidades del manejo de tiempo y ejecución de tareas diarias. En ese momento ocurría un contexto interesante, una conexión a internet con bajo ancho de banda, ausencia de teléfonos móviles inteligentes y las redes sociales en su etapa temprana, hicieron que el foco en las actividades estuviera presente sin mayores distracciones.

El ejemplo del ejecutivo puede extrapolarse a situaciones cotidianas, lo importante es desconectar la dependencia obsesiva del correo electrónico, manteniendo periodos de foco prolongados con espacios dedicados a revisar la bandeja de entrada. Esta práctica permite responder y delegar las actividades efectivamente, conservando la atención en las tareas relacionadas con el correo cuando se trabaja en el espacio asignado para estas y se evita la distracción continua que genera saltar de una actividad a revisar compulsivamente los mensajes en la bandeja de entrada.

Finalmente, las comunicación escrita es un medio que permite dejar trazabilidad sobre los mensajes enviados y recibidos, en muchas empresas se toma como un medio de comunicación formal. Cuando revisar los nuevos mensajes en la bandeja de entrada, se convierte en un acto compulsivo que implica el abandono de las tareas en proceso, se genera una disrupción en la comunicación lo cual implica dos cosas; primero la pérdida de atención en la tarea en progreso y la posible respuesta sin contexto al mensaje atendido a destiempo. Como se observa es un doble efecto negativo, por lo tanto se sugiere tener espacios dedicados a la revisión del correo, cuando se requiere una acción urgente, existen otros medios de comunicación que permiten acelerar la atención. Es fundamental evitar la cultura de la urgencia, donde todo se espera para hace dos días y crea una falsa aceleración en las tareas a través del tiempo. Los gerentes juegan un papel fundamental en la apropiación de buenas prácticas y en la delegación adecuada de tareas evitando la microgestión.